Jira là gì? Jira Software là một công cụ quản lý dự án hiệu quả và được ưa chuộng bởi nhiều doanh nghiệp lớn. Nếu bạn là người mới sử dụng, bạn có thể sẽ thấy Jira giống như một “ma trận” và hơi khó khăn khi sử dụng. Khoan sợ hãi, hãy cùng ITviec tìm hiểu và khám phá cách sử dụng Jira một cách chính xác!

Jira là gì?

Jira là gì? Theo lời tự giới thiệu trên trang chủ Jira Software:

“Jira Software là công cụ quản lý dự án Agile số 1 được các team phần mềm sử dụng để lập kế hoạch, theo dõi, phát hành và hỗ trợ những phần mềm đẳng cấp thế giới.

Jira là nguồn thông tin chính xác duy nhất (SSOT – single source of truth) cho toàn bộ vòng đời phát triển của bạn, trao quyền cho các team tự quản lý trong khi vẫn kết nối với mục tiêu kinh doanh toàn cảnh.”

Nói ngắn gọn hơn, Jira là một ứng dụng phần mềm được phát triển bởi công ty phần mềm Atlassian của Úc. Jira là một công cụ quản lý công việc dành cho các team phát triển phần mềm, phục vụ cho mục đích sắp xếp và theo dõi công việc.

Jira cực kỳ linh hoạt và có thể dễ dàng tùy chỉnh để phù hợp với quy trình làm việc riêng biệt của từng team, nghĩa là mọi team, mọi vị trí đều có thể tham gia và được ghi nhận sự đóng góp trong quá trình phát triển sản phẩm với công cụ quản lý Jira.

Theo Atlassian, 83% công ty trong danh sách Fortune 500 sử dụng Jira để quản lý dự án của họ.

Trước khi đến với hướng dẫn sử dụng Jira chi tiết, bạn cần hiểu rõ một vài thuật ngữ và tính năng phổ biến của Jira là gì nhé.

Những ứng dụng của Jira là gì?

Jira Software hỗ trợ bất kỳ dự án nào sử dụng phương pháp quản lý Agile để phát triển phần mềm. Từ lập kế hoạch Agile đến tùy chỉnh tự do các bảng Kanban và Scrum, Jira cung cấp các công cụ cần thiết để ước tính, báo cáo và đo lường tốc độ cùng những quy trình công việc được thiết kế riêng nhằm phù hợp với framework mà bạn chọn.

Cụ thể, Jira có thể được dùng cho những mục đích như:

• Quản lý dự án: Jira được trang bị để đảm nhận các yêu cầu quản lý dự án, bao gồm quản lý nhiệm vụ, ước tính quy trình làm việc, ghi nhật ký và tùy chỉnh, tạo báo cáo dự án, phân tích dự án, trao quyền cho người dùng, thông báo qua email,…
• Phát triển phần mềm: Jira có thể theo dõi issue và backlog, lập kế hoạch ra mắt, tích hợp CI/CD và các công cụ dành cho developer,…
• Kiểm thử phần mềm: Từ theo dõi bug đến đặt nhiệm vụ, Jira cho phép Tester xếp mức độ ưu tiên issue và giải quyết các issue trong phần mềm.
• Quản lý sản phẩm: Không chỉ quản lý dự án, Jira cho phép Product Owner thiết lập, hoàn thiện bản đồ lộ trình sản phẩm và chia sẻ với các bên.

Ở phần sau của bài viết này, ITviec sẽ đi sâu vào các tính năng và thuật ngữ cụ thể của Jira mà bạn sẽ cần sử dụng thường xuyên nhé.

Các thuật ngữ Jira thường dùng

Sprint trong Jira là gì?

Là “trung tâm” của phương pháp Scrum và Agile, Sprint là một khoảng thời gian ngắn và có hạn định để một team Scrum hoàn thành một khối lượng công việc đã định. Sprint thường kéo dài từ một đến bốn tuần.

Theo Megan Cook, Head of Product thuộc Jira Software tại Atlassian, “Sprint giúp các dự án trở nên dễ quản lý, cho phép các team hoàn thành công việc chất lượng cao nhanh và thường xuyên hơn, đồng thời giúp họ linh hoạt hơn để thích ứng với thay đổi.”

Sau mỗi Sprint, team của bạn sẽ đánh giá lại những gì họ đã hoàn thành trong Sprint vừa qua. Đây là cơ hội để bạn có thể giải thích, cập nhật tiến độ phát triển của bạn với các bên liên quan trước khi sản phẩm được đưa vào production.

Backlog trong Jira là gì?

Backlog là nơi chứa các nhiệm vụ mà team của bạn cần hoặc sẽ thực hiện trong một dự án. Bạn có thể thêm các nhiệm vụ này vào một Sprint hoặc Board để mọi người trong cùng một team có thể làm việc với chúng theo mức độ ưu tiên.

Backlog đóng vai trò kết nối giữa Product Owner và team phát triển (Development Team). Product Owner có thể tự sắp xếp mức độ ưu tiên của các nhiệm vụ trong backlog tùy theo phản hồi của khách hàng, ước tính thời gian và các yêu cầu mới. Tuy nhiên, khi một nhiệm vụ đang được tiến hành, hãy hạn chế các thay đổi vì chúng có thể làm gián đoạn quá trình phát triển.

Scrum trong Jira là gì?

Scrum là một trong những quy trình phổ biến nhất khi triển khai Agile, dùng để phát triển và duy trì những sản phẩm có độ phức tạp cao. Scrum giúp các team cấu trúc và quản lý công việc của họ thông qua một tập hợp các giá trị, nguyên tắc và công thức đã được chứng minh.

Scrum khuyến khích mọi người học hỏi thông qua kinh nghiệm, khả năng tự sắp xếp khi giải quyết vấn đề và tự phản ánh về những điểm mạnh – điểm yếu của mỗi người để không ngừng cải thiện.

Bạn có thể tìm hiểu thêm về Scrum tại Scrum Guides do chính Jeff Sutherland và Ken Schwaber – những nhà sáng lập ra khái niệm Scrum, trình bày.

Project trong Jira

Thông thường, một project (dự án) có thể được định nghĩa là một tập hợp các nhiệm vụ cần được hoàn thành để đạt được một kết quả nhất định. Trong Jira Software, một dự án có thể được coi là một container dùng để sắp xếp và theo dõi các nhiệm vụ hoặc issue đó trong toàn bộ team.

Project trong Jira có cấu hình cao và có thể dễ dàng tùy chỉnh để cấu trúc tổ chức, quy trình làm việc hoặc mức độ trưởng thành của Agile, dễ dàng phù hợp với cách làm việc riêng biệt của mỗi team. Bạn có thể sử dụng project trong Jira để theo dõi và giải quyết bug, khởi chạy tính năng mới, và nhiều hơn nữa!

Bạn có thể khởi tạo dự án bằng thanh điều hướng ở đầu trang, trong danh sách đổ xuống Projects.

Cách tạo project trong Jira. Nguồn ảnh: Jira Software

Board trong Jira

Board trong Jira là gì?

Board là một công cụ giúp các team lập kế hoạch, trực quan hóa và quản lý công việc. Trong Jira Software, board hiển thị một loạt các issue dưới dạng các cột, với mỗi cột đại diện cho một bước trong quy trình làm việc để hoàn thành công việc.

Theo mặc định, mỗi project trong Jira khi khởi tạo sẽ đi kèm với một board sẵn có. Board cung cấp chế độ xem chung về tất cả công việc chưa bắt đầu (to-do), công việc đang tiến hành (in progress) và công việc đã hoàn thành (done).

Bạn có thể tạo board + Create board trong thanh menu bên tay trái, dưới mục Board.

Cách tạo board trong Jira. Nguồn ảnh: Jira Software

Có thể tạo nhiều board trong một project không?

Lưu ý: Nếu bạn sử dụng project do team quản lý, bạn sẽ không thể tạo nhiều board trong một project. Nếu bạn sử dụng project do công ty quản lý, bạn có thể tạo nhiều board trong một project.

Trong Jira, bạn có thể tạo nhiều board trong một project do công ty quản lý. Mỗi bảng sẽ chỉ hiển thị các issue phù hợp với các tiêu chí cụ thể mà bạn đã đề ra. Vì sao bạn nên dùng nhiều board trong cùng một project?

• Một project thường sẽ gồm nhiều luồng công việc khác nhau do nhiều team cùng tham gia vào trong một project. Mỗi team lại có quy trình công việc riêng và yêu cầu cấu hình board khác nhau nên việc có nhiều board cho mỗi luồng công việc khác sẽ giúp các team theo dõi và quản lý công việc của họ tự chủ hơn.
• Các quy trình làm việc “dài hơi” sẽ liên quan đến nhiều bên khác nhau. Bạn có thể tạo từng board cho từng phần khác nhau của một quy trình công việc dài, giúp quản lý các giai đoạn khác nhau của quy trình dễ dàng hơn.

Có thể tạo board “chéo” giữa các project không?

Trong Jira, bạn có thể tạo các board “chéo” giữa các project để lấy issue từ nhiều project khác nhau. Thoạt nghe việc tạo board “chéo” không phổ biến lắm nhưng nhiều người dùng Jira đã sử dụng tính năng này vào một số trường hợp phổ biến như:

• Chế độ xem tóm tắt dành cho cấp lãnh đạo: Tổ chức của bạn có thể có nhiều team và project khác nhau. Việc tạo một board “chéo” giữa các project có thể giúp cấp lãnh đạo có cái nhìn tổng quan và theo dõi các nhiệm vụ trên tất cả các team và project.
• Một team làm việc trong nhiều project: Ví dụ, một team phát triển có thể đang triển khai những tính năng, phần mềm cho nhiều project cùng một thời điểm. Một board chéo giữa các project sẽ giúp họ dễ dàng theo dõi và quản lý tất cả công việc cần làm hơn.
• Lý do bảo mật: Ví dụ, bạn đang phát triển phần mềm cho nhiều khách hàng, và bạn muốn cho khách hàng quyền truy cập vào project trên Jira để họ có thể theo dõi tiến độ công việc chủ động hơn. Tuy nhiên, vẫn sẽ có những board trong project bạn chỉ muốn team nội bộ biết thôi. Vậy thì, thay vì tạo một dự án mới và cập nhật board thủ công, bạn có thể tạo board “chéo” và chỉ chứa issue mà bạn muốn khách hàng xem.

Bạn có thể tạo board “chéo” giữa các project như sau:

1. Tạo bộ lọc tùy chỉnh bằng Jira Query Language (JQL) từ thanh điều hướng trên cùng Filters > Advanced issue search.
2. Tạo board trong một project do công ty quản lý.
   1. Điều hướng đến Board trên thanh menu bên trái. Mở danh sách xổ xuống và chọn + Create Board.
   2. Chọn Scrum hoặc Kanban.
3. Áp dụng bộ lọc cho board.
   1. Chọn Board from an existing Saved Filter.
   2. Đặt tên cho board mới.
   3. Tìm bộ lọc bạn đã thiết lập.
   4. Chọn Create Board.
4. Trong board mới tạo này, bạn có thể liên kết hoặc hủy liên kết trạng thái giữa các cột trên board này mà không ảnh hưởng đến các board khác.